5 raisons d'utiliser une plateforme Internet en CPE

1. Optimiser son temps

La principale raison d’utiliser une plateforme Internet pour un CPE est d'optimiser les processus pour qu’autant l'administration, les éducatrices et les parents gagnent un temps précieux. Une telle plateforme, qui fonctionne sur les mêmes principes que les réseaux sociaux connus, mais spécialisée pour les services de garde entraîne des avantages incontournables. Ça devient alors avantageux et très rentable de prendre le temps d'automatiser les processus. Bien que la mise en place apporte certains changements, l’adaptation se fait rapidement et la rentabilité se concrétise à très court terme.

Après tout, le temps gagné se transforme en meilleurs services aux enfants.

Éviter les tâches répétitives

Les tâches répétitives au quotidien sont facilement automatisées et sauvent beaucoup de temps. Par exemple, gérer les absences et planifier les présences. En utilisant une plateforme Internet adaptée, les parents indiquent les absences de leurs enfants sur leur cellulaire. Le système s'occupe de comptabiliser les places disponibles et de combler avec des enfants remplaçants, places que les parents auront eux-mêmes demandées.

L'information à portée de la main

Utiliser une plateforme Internet permet d’avoir accès aux informations en tout temps et en tout lieu. Par exemple, le calendrier avec les enfants attendus et absents chaque jour permet de facilement planifier le ratio d’éducatrices prévu et les vacances plusieurs semaines à l’avance.

Avec un tel outil de travail, toutes les personnes concernées reçoivent les informations importantes en temps réel. Par exemple, un rapport d’accident est produit par une éducatrice à même la plateforme. À titre de gestionnaire, vous recevez une notification qu’il y a un nouveau rapport à approuver. Aussitôt approuvé, les parents reçoivent immédiatement une notification leur indiquant qu’ils peuvent consulter le rapport d’accident sur leur cellulaire.

2. Améliorer votre conformité

Les oublis, les erreurs et les délais causés par des processus manuels peuvent vous coûter cher. Ils peuvent même occasionner un manquement lors d’une inspection. Par exemple, imaginez un médicament périmé la journée de l’inspection. Avec un outil performant, vous êtes averti lorsque des médicaments viennent à échéance. Il en va de même pour toutes les dates que vous devez respecter pour chaque médicament présent dans l’établissement: date de péremption, date d’autorisation parentale, date de fin de traitement et date de validité de l’ordonnance.

À compter de mai 2020, tous les CPE devront produire le portrait de l'enfant deux fois par année. Vous devrez chaque fois rassembler toutes les observations de chaque enfant afin de transmettre aux parents le rapport représentant le portrait du développement. Un outil spécialisé vous apportera une aide précieuse en plus de faire gagner beaucoup de temps.

3. Communications plus efficace

Avec une plateforme Internet spécialisée, plus besoin de gérer manuellement les adresses courriel des parents. Dans la plateforme, il est facile d'écrire un courriel directement à tous les parents d'un groupe, d’un enfant ou tous les parents. De plus, ils voient les activités à venir, reçoivent les journaux de bord, les rapports d'accidents, les photos. Les parents laissent leurs messages directement dans l'application et toutes les éducatrices qui prennent soin de leur enfant sont mises au courant. Fini les messages perdus, le téléphone ne sonne plus.

4. Moins de paperasse

Dans les CPE, à la demande du gouvernement, beaucoup de documents doivent être conservés pour de longues périodes. Classer et conserver ces documents requiert beaucoup de travail et d’espace. Avec l’automatisation, ces tâches ne vous préoccupent plus. Vous n’avez même pas à y penser. Tous les documents sont conservés de façon sécuritaire et vous les retrouvez facilement et rapidement. Imaginez les économies de papier, de rangement et d’espace. C’est sans compter tout le temps passé à les classer et à les rechercher au moment où vous en avez le plus besoin.

5. Économiser temps et argent

Ces quelques exemples illustrent clairement comment une plateforme Internet spécialisée pour les services de garde permet d’augmenter l’efficience opérationnelle. Une solution complète offrira plusieurs autres fonctionnalités faciles d’utilisation et tout aussi performantes. Ces gains en organisation et en automatisation de vos processus se traduisent inévitablement en économies de temps et d’argent considérables.